並不是每件事都同等重要,在一周之始,用這個方法確認本周焦點!

相信大家都有這種經驗,早上到公司,信誓旦旦寫下今日的待辦清單,到了下班前,還是有些較不急迫的事被擱置,心想,明天再來弄也沒關係……。結果,一個禮拜下來,它還是列在每日的待辦事項裡。

這或許是你沒有先想好事情的先後順序,也可能事情太多太雜,以至於你無法聚焦。《最有生產力的一年》作者克里斯.貝利(Chris Bailey)指出:

在你開始努力分配、管理時間之前,必須先決定自己每天需要聚焦在哪些事情上,這樣才能真正提高生產力。

他分享一個「三重點法則」(Rule of 3):每天一開始,把心思快轉到一天之末,問自己:當這一天結束,我希望完成哪三件事?並把這三件事寫下來。這三件你得和自己重複確認,因為這將會是你這一天的焦點。

而一周之始,也可重複前述行為,確認本周焦點。

不過,為什麼每天和每周只選擇完成三項目標呢?3看似一個任意的數字,但它夠大,可以讓你放進想要完成的關鍵任務;同時,它也夠小,小到足以讓你思考什麼才是重要的。當你在腦中篩選要完成哪些事的時候,你就已經在為事情的輕重緩急排序了。

貝利表示,人們的大腦從很早以前就被訓練用「三」思考:上、中、下;開始、中間、結尾……。生活中,也有許多例子俯拾皆是:《三隻小豬》、《三劍客》,以及許多以三為單位的片語,如「血、汗、淚」「自由、平等、博愛」「金牌、銀牌、銅牌」等等,都能夠證明我們很習慣以三個為一組來思考。

一旦你列出今日必做的三件事,就算處於兵荒馬亂的時節,你也能專心一志,做好事情。也不會發生列出一籮筐的待辦事項,卻沒辦法一一劃掉的情況了。

不過,剛開始在設定待辦事項時,可能會把目標訂得太高或太低,若是把目標設太高,可能會覺得自己能力不足,大約試驗一至兩個星期,就能慢慢清楚自己每天需要花多少時間、專注力,才能把規畫好的事情完成。

文章出處/經理人/撰文 林庭安